档案工作是研究生会工作连续性、有序性的有力保障。为确保研究生会工作规范、高效、有序的进行，为以后的工作提供必要的参考资料，特制定研究生会档案管理制度。

研究生会的档案管理工作由研究生会秘书处负责，对研究生会的所有文档进行分类归档管理，为研究生会的各项活动提供参考资料。

一、档案管理内容

（一）研究生会各部每学期工作计划、总结；
（二）研究生会举办活动的策划书、总结及相关资料、表格；
（三）研究生会干部人事档案；
（四）研究生会考勤档案；
（五）研究生会正式文件；
（六）研究生会历史档案。

二、档案形式要求

对于各部门档案，应有纸质和电子两种版本。

三、关于研究生会每学期工作计划、总结的管理方法

研究生会各部门每学期需做一份完整的学期工作计划和工作总结，统一交由秘书处归档管理。

四、关于研究生会举办活动的计划、总结及相关资料、表格的管理方法

研究生会各部门于举办活动结束后一周内将活动相关资料，包括计划书、活动总结、协议、宣传资料、照片、有关表格等，统一交由秘书处归档管理。

五、关于研究生会人事档案的管理方法

每学年初，根据纳新时所填报名表，在新干事试用期满合格后，研究生会各部门确定人员名单，建立人事档案，交由秘书处归档管理，如有人事变动，应及时更新。

六、关于研究生会考勤档案的管理方法

由指定部门对研究生会各项活动及各部门例会进行考勤，建立档案并统一交由秘书处管理。

七、关于研究生会正式文件的管理方法

研究生会发文、计划、总结等正式文件，经主席审批后使用专用文件纸印发，由秘书处归档管理。

八、关于对研究生会档案借阅、参考的管理方法

为方便工作，各部门可参考部门文件夹中的历史文件档案，借阅时间为每个工作日20:00至21:00（需提前与秘书处预约），秘书处应做好借阅记录。

九、关于研究生会历史档案的建立及管理方法

研究生会各部门活动的工作计划、总结及相关资料（包括协议、宣传资料、照片、有关表格等），研究生会日常具有传承性的工作文件，研究生会签发文件等文件，在研究生会每年换届后形成历史文件，历史文件由秘书处归档管理。

十、关于研究生会各部门提交文件的说明

研究生会各部门提交文件时，在无特殊情况下，须提交统一格式的电子版文件与经负责人签字后书面版文件各一份，统一交由秘书处归档管理。

十一、关于研究生会文件销毁的说明

每学期初，办公室将统一整理办公室文件，凡具有非时效性且不需形成历史文件的资料（包括电子版资料），经主席团审批后，秘书处将统一予以销毁。