为促进校研究生会工作规范化、高效化，把握校研究生会活动方向，保证活动质量，做好人员调配等相关工作，特制定本制度。

一、各项活动申报基本要求：
（一）严格遵守学校及校研究生会各项规章制度；
（二）活动内容应积极、健康、向上，能让广大研究生从中有所收益。

二、活动申报
（一）在每学期开学一周内，校研究生会各部门部长拟定该学期活动计划，并递交常委会。
（二）常委会讨论通过后的活动，由活动申报部门负责制定详细活动策划书并填写《活动申报表》，上交主席团审议。
（三）主席团会议审议通过后，在《活动申报表》中填写意见，报校团委审核、党委审批。
（四）校团委审核、党委审批同意后，活动方可举办。

三、活动前期准备
（一）主席在常委会会议上进行工作布置，妥善落实各部门职责并解决相关人员调配问题，各部门必须积极配合；
（二）承办部门的主要负责人要及时反馈需要解决的问题，尤其是对于时间和地点的调动问题必须及时与主席团沟通；
（三）如有外部邀请人，必须在活动策划书中写明；
（四）活动部门的主要负责人要在活动前做好安全应急预案，并上报主席团。

四、活动进行
（一）各部应积极配合，确保活动顺利、有序进行。承办活动部门需要海报宣传的，需在活动前三天将海报内容交由分管副主席审阅，审核通过后由宣传部统一绘制。需要网站宣传的，需在活动前三天将网站发布的文字内容交由分管副主席审阅，审核通过后由网宣部统一上传QQ群，人人、微博及学校网站；
（二）活动相关部门的负责人、分管副主席必须在活动现场组织协调工作，校研究生会成员必须配戴工作证；
（三）不得有任何损害学校及校研究生会名荣誉和利益的行为。

五、活动后期
（一）活动结束后一周之内，必须在部内例会上进行活动总结，并由负责活动部门部长在常委会会议上汇报总结；
（二）活动负责人必须将活动书面总结，包括资金使用情况、活动策划书、《活动申报表》等所有图文材料于活动结束之日起一周内整理成册，交秘书处存档；
（三）活动结束后，由宣传部和网宣部相互配合撰写新闻及整理图文资料，经分管副主席审核同意后，于活动结束三天之内在网页上报道活动新闻。